IRISH
EXPERIENCE
#12 Week 10 : Big rush!
Jeudi 2 Juin 2016
Après une dizaine de jours relativement calmes, voilà que l’activité repart à plein régime! Nous avons eu beaucoup de nouvelles demandes cette semaine et je vous avoue que c’était un peu (beaucoup) le rush! Les clients sont tellement exigeants qu’ils veulent un itinéraire détaillé et un devis complet du jour au lendemain… De quoi bien occuper ses journées!
Jusqu’à maintenant, je travaillais essentiellement pour la clientèle loisirs mais depuis cette semaine, je travaille sur un nouveau projet en tourisme d’affaires (trop génial car ça me permet de voir autre chose et de diversifier mes compétences!). Je suis impliquée dans l’organisation d’une conférence pour des architectes et designers (150 personnes environ) qui aura lieu à Dublin en Avril 2017. Cette conférence durera 3 jours et nous devons sélectionner les lieux potentiels pour l’hébergement (hôtels 5* uniquement), les lieux de réunion et les lieux pour le dîner de gala. Le directeur m’a fait une liste de tous les lieux que je devais contacter pour connaître leurs disponibilités et leurs tarifs.
J’ai ensuite dû réaliser une cotation pour les clients et je ne vous raconte pas le travail colossal! Je devais absolument tout détailler (type de chambre pour chaque hôtel, type de salle de conférence, détail de chaque repas, lieux de réception pour le dîner de gala…) et faire de nombreux calculs (TVA, marge de l'agence etc... Autant vous dire que j'ai rêvé de chiffres toute la semaine, super reposant comme sommeil n'est ce pas?!). Au final, après de nombreuses heures de travail, je me suis retrouvée avec une feuille Excel longue comme le bras! Ce travail n’a pas été facile car nous avons parfois rencontré des problèmes de disponibilité à cause d’autres évènements déjà programmés et nous avons essayé de négocier avec les hôtels ou les lieux de réception pour être sur liste d'attente au cas où. Au final, nous avons envoyé le devis aux clients avec tous les lieux potentiels, à eux de faire leur choix maintenant! Nous devons aussi organiser un pré-tour de 3 jours en Juillet 2016 pour que les clients viennent faire des visites d'inspection des lieux potentiels. Je suis donc en contact avec les hôtels et autres lieux de réception afin de convenir d’un jour de visite et réaliser un itinéraire.
Ce projet est très intéressant et très stressant à la fois. La dose de travail est très importante et les clients sont très exigeants ce qui fait monter la pression… Je suis quand même très contente de travailler sur ce nouveau projet car le tourisme d’affaires est un domaine qui m’intéresse particulièrement. Je vais être impliquée dans ce projet jusqu’à la fin de mon stage, c’est donc l’occasion d’apprendre plein de choses et de devenir une pro en organisation de conférences et autres évènements d'affaires :)
Ce week-end, direction Edimbourg pour trois jours! Lundi est férié en Irlande du coup j’en profite pour changer d’air et faire une petite escapade écossaise après cette semaine très chargée… C’est parti pour de nouvelles aventures! See you :)
Juin 2016
#13 Week 11 : Rush again & again
Dimanche 12 Juin 2016
Après un excellent week-end de 3 jours à Edimbourg, je suis rentrée en pleine forme et prête à commencer une nouvelle semaine qui s’annonçait bien chargée… Et ça n’a pas raté!
Je travaille toujours sur la grosse conférence que nous organisons pour 150 personnes en Avril 2017. Après avoir envoyé la proposition aux clients en fin de semaine dernière, il fallait maintenant organiser un séjour d’inspection pour les clients au mois de Juillet. Rien de compliqué sauf que les clients n’auront que 2 jours pour visiter une dizaine de lieux, autant vous dire que leur emploi du temps sera vraiment tendu!
J’ai dû recontacter tous les lieux que nous avons inclus dans notre proposition pour leur demander s’il était possible de réaliser une visite d’inspection sur ces deux dates et à des heures précises. Nous avons rencontré de grosses difficultés au niveau des disponibilités, c’était un casse-tête incroyable! En fin de semaine, nous avons réussi à avoir un semblant d’emploi du temps mais il faudra le finaliser Lundi et l’envoyer aux clients.
Entre temps, je travaille toujours sur d’autres dossiers, notamment sur un des groupes qui était là le mois dernier (le Garden Tour en Angleterre). Je suis chargée de récupérer toutes les factures manquantes auprès des prestataires, de les vérifier et de les transmettre à la comptable pour qu’elle procède aux paiements.
Jeudi, nous avons eu de la visite. Le Sales & Marketing Director de l'hôtel 5* écossais Cameron House Hotel est venu nous présenter son établissement. Après mon week-end à Edimbourg où j’avais constaté que l’accent écossais était assez difficile à comprendre, j’avais peur de ne pas saisir tout son discours! C’est exactement ce qu’il s’est passé car son accent était tellement fort qu’il roulait les « r » comme les espagnols et parlait sans articuler! Je pense que j’ai compris le tiers du quart de la moitié de ce qu’il voulait dire ahah… Quand il est parti, Sara et Julia m’ont immédiatement demandé «T’as compris ?! » et c’est tout naturellement que j’ai répondu « Noooon » d’un air désespéré et qu’on s’est toutes mises à rigoler! Elles m’ont dit que ce n’était pas grave car elles aussi avaient eu du mal avec son accent, j’étais donc rassurée!
Vendredi soir, je suis restée à l’agence jusqu’à 20h pour aider Julia, une ancienne stagiaire allemande devenue employée, à corriger son rapport de stage qu’elle doit faire en espagnol pour son université. Ca m’a fait plaisir que l’aider car j’adore l’espagnol et je n’avais pas eu l’occasion de pratiquer cette langue depuis que je suis à Dublin… Maintenant c’est chose faite :)
Après cette grosse semaine, je profite de mon week-end pour me reposer car j’en avais bien besoin! See you next week :)
#14 Week 12 : Where is summer?
Samedi 18 Juin 2016
Cette semaine a été mouvementée! J’ai été de nouveau très malade et obligée d’aller chez le médecin cette fois… Les microbes irlandais sont décidemment coriaces!
Je suis quand même allée travailler lundi et quand mes collègues ont vu mon état, ils m’ont dit de prendre rendez-vous chez le médecin. Déjà que je n’étais pas bien, je n’avais pas envie d’expliquer tous mes symptômes en anglais… J’ai donc cherché un médecin francophone sur Dublin et par chance, il y en avait un pas très loin de chez moi! J’ai donc pris rendez-vous pour le lendemain (Mardi) et le patron m’a dit de rester chez moi toute la journée pour bien me reposer.
C'est pas drôle...
Je suis retournée à l’agence Mercredi, toujours fatiguée mais je préférais venir travailler pour me changer les idées. J’ai continué à travaillé sur l’itinéraire des visites d’inspection pour la grosse conférence. Nous avons réussi à le terminer et à l’envoyer aux clients!
Jeudi, Rebecca (la Sales & Marketing Director de Custom Ireland qui travaille aux Etats-Unis) m’a demandé de l’aide pour un de ses groupes. J’ai dû contacter plusieurs hôtels pour demander leurs disponibilité et tarifs pour Septembre 2017. Même si ce voyage est prévu pour dans plus d’un an, nous avons rencontré des problèmes de disponibilité pour les hôtels, j’avais du mal à y croire! Par chance, les dates des clients étaient assez flexibles. Rebecca les a contactés pour les avertir et leur demander qu’elles seraient leurs disponibilités sur d’autres dates. J’attends des nouvelles et je pourrai continuer à travailler sur ce dossier la semaine prochaine.
Jeudi, nous avons accueilli une commerciale de la chaîne d’hôtelière Dalata (la plus importante d’Irlande) à laquelle appartiennent les hôtels Clayton et Maldron. La commerciale nous a présenté tous ses hôtels et c’était vraiment très intéressant. De plus, mes parents viennent en Irlande le mois prochain et le hasard a fait qu’ils seront dans un hôtel Maldron à Dublin!! Mes collègues ont de suite averti la commerciale qui m’a dit qu’elle allait faire tout son possible pour surclasser mes parents, j’étais trop contente :) Comme quoi ça sert de connaître du monde et de développer son réseau!
Vendredi, je commençais à me sentir un peu mieux. J’ai travaillé sur une nouvelle demande pour des clients russes. Nous n’avons pas l’habitude de travailler avec ce type de clientèle mais il s’avère que ce groupe avait déjà effectué un voyage en Irlande avec Custom Ireland 2 ans auparavant! Les clients avaient beaucoup apprécié leur séjour et c’est donc pour cela que l’agent de voyage nous a de nouveau sollicités. Après plusieurs échanges de mails avec l’agent de voyages, Sara et moi avons commencé à réfléchir à l’itinéraire. Lorsque nous avions toutes les suggestions pour les hôtels et activités, j’ai créé l’itinéraire sur Word comme nous faisons d’habitude. Sara a ensuite contacté les hôtels pour demander leurs tarifs. J’ai ensuite commencé à réaliser la cotation mais nous attendons encore les réponses de certains hôtels. Nous continuerons à travailler sur ce dossier la semaine prochaine. Nous devons envoyer notre proposition Mercredi au plus tard donc nous avons encore un peu de temps :)
A part ça, l’Irish summer est incroyable! Croyez-le ou non mais j’ai ressorti ma doudoune Jeudi et Vendredi (Bon ok les irlandais sont en short, tongs et tshirt malgré ce temps, 15 degrés au meilleur de la journée c’est beaucoup trop pour eux!!). Bref, entre la pluie et le vent froid, c’est vraiment déprimant pour une fille du Sud comme moi… Je croyais que l’été était enfin arrivé après plusieurs semaines de grand beau temps mais c’est raté! Nous sommes mi Juin et j’ai l’impression d’être en Octobre! La météo irlandaise est tellement imprévisible… J’espère que les belles journées ensoleillées vont vite revenir (toujours être optimiste ahah)! See you next week :)
#15 Week 13 : Still enjoying my time here!
Samedi 25 Juin 2016
Cette semaine, toujours autant de travail et de responsabilités! Nous avons reçu beaucoup de nouvelles demandes et Sara m’a laissée en autonomie absolue pour certaines d’entre elles car elle était très occupée. J’ai réalisé les itinéraires, les cotations et les devis en contactant les prestataires nécessaires. Lorsque les documents étaient prêts, Sara les a vérifiés et m’a dit qu’ils étaient parfaits et prêts à être envoyés! J’avoue que j’étais fière car cela prouve qu’ils me font entièrement confiance :)
Mardi midi, le palace de Powerscourt nous a livré un pique-nique à l’agence pour fêter la première journée de l’été! 3 Sales & Marketing Executives sont arrivés avec une vieille voiture de collection (impossible de vous dire le modèle, j'avoue que je ne suis pas une spécialiste en automobile…) et nous ont offert un panier en osier contenant une couverture, des couverts et bien sûr, un magnifique pique-nique! Nous avons également eu droit à des glaces au Champagne s’il vous plaît!
Ce pique-nique était organisé pour un jeu concours entre les différents DMC de Dublin. Chaque agence devait faire une photo avec la voiture et le pique-nique et la poster sur les réseaux sociaux avec le hashtag #Powerscourtpicnic pour gagner un prix! J’ai trouvé cette idée très sympa :) Et j’espère surtout que nous allons gagner! En tout cas, je peux vous dire que nous nous sommes bien régalés! :)
Sinon je trouve que la semaine est passée très vite… La semaine prochaine, j’attaque déjà mon dernier mois chez Custom Ireland, je n’en reviens pas... J’ai l’impression d’être arrivée hier! Je vais donc profiter au maximum de la fin de cette belle aventure :) See you next week!
#16 Week 14 : Third month done! :)
Vendredi 1 Juillet 2016
Oh my god, ça y est le troisième mois de stage est déjà fini… C’est le début de la fin! Dans un mois pile je rentre en France, je ne réalise pas qu’il ne me reste que 4 semaines ici… Le temps passe vite quand on vit une expérience extraordinaire! :)
Bon par contre, je n’arrive pas à croire que nous sommes fin Juin, début Juillet car j’ai toujours mon manteau d’hiver… L’été irlandais se fait vraiment désirer… A moins qu’il n’existe pas..?! Je commence à être sceptique sur le sujet!
A part ça, les semaines s’enchaînent et se ressemblent… Je m’occupe toujours de mes différents dossiers où je peaufine et modifie les itinéraires et les cotations en fonction des remarques des clients. C’est ça l’avantage de n’offrir que des prestations sur-mesure, tout est modifiable et entièrement adaptable! Nous sommes très flexibles et faisons notre maximum pour offrir aux clients les voyages dont ils rêvent et ça me plaît beaucoup :)
Nous avons également eu de la visite à l’agence cette semaine. Deux guides sont venus pour que nous leur présentions les itinéraires des groupes qu’ils auront en charge au mois de Juillet (deux groupes différents, un pour chaque guide). Il s’agissait d’un premier briefing pour présenter les itinéraires aux guides afin de leur donner un aperçu du séjour et les contacts des prestataires (chauffeurs, hôtels, lieux visités). Cette présentation les aidera également à préparer leurs commentaires en fonction des centres d’intérêts de chaque groupe. J’ai trouvé ces réunions très intéressantes car il est important de rencontrer le guide pour s’assurer du bon déroulement du séjour.
Sinon, j’entame mon dernier mois chez Custom Ireland toujours avec le sourire et je compte bien profiter des 4 dernières semaines qui arrivent! See you! :)
La suite par ici :)
